【第3者目線が重要】ビジネスシーンで役立つ能力は「秘書力」
バックグラウンド業務である「秘書」は世間では”華やか”なイメージで
就活女性の間ではなりたい職業のひとつです。
そんな「秘書」から学ぶべき事はかなりあるのを本日は記載していく。
【第3者目線が重要】ビジネスシーンで役立つ能力は「秘書力」
有名企業の社長秘書をイメージすると、必ずと言っていいほど
メディアのインタビューに答える社長の横にいます。
実務は文書作成・ファイリング・上司のスケジュール管理・電話応対
メール整理・一般的なビジネススキル・マナーをシッカリ身に付けている方が
秘書の実務をしようとすると意外と出来てしまうというのが実情です。
しかし第一線の人が「秘書」から学ぶべきスキルは「第3者目線」という能力です。
自分視点・上司目線・顧客目線を第3者目線で見る事で公平な判断ができる
秘書の仕事は上司と顧客、双方の立場になって考え行動するのが基本業務。
自分視点で考えてもダメだし、顧客の気持ちになって考えるのが欠かせない訳。
顧客が本当に求めている事を実践し、満足を頂きお役に立つことができる。
これって秘書に限らず、全部のビジネスパーソンで必要な能力だろう？
売上成績が良いからって偉そうにしている人は特に秘書からよく学んだ方がいい。
営業たるもの、コミュニケーション・人柄・マナーは仕事に必要な能力である。
仕事がデキる秘書は変化に”よく気付く・起点が効く”人が多い
上司が商談中、別の得意先からの着信があった際
「本人がいないので折り返し致します。」といった対応が普通なのだが
上司と得意先の関係性・状況などを常に考えている秘書は
「あの人なら商談を中断してでも電話に出るかもしれない」と判断し
商談中の上司にメモをソッと渡し、プラスαでA・Bの選択肢を記載したという。
▼メモの内容
Q：●●様から着信が入っておりますがいかが致しましょう？
A：折り返しすると伝える
B：中断し、電話に出る
起点を利かす事で上司からは評価されるし、商談中の得意先にも不快な気持ちにもさせない。
「気を利く」「気がつく」をインプットする環境に常にいる”秘書”は
社長よりも社長かもしれない。
秘書力を高めるには自分を取り巻く周囲の”違和感”のインプット
自分のプライベート・日常にはこびる”違和感”をインプットする。
対応されて不快に思った事、外食の隣の人の会話や所作(しょさ)など
「なんでだろう？」というスイッチが入ればテレビ・映画館などから
いくらでも勉強ができる。
今ある習慣を変えればいくらでも秘書力も付くし、思い描いた結果を招く事ができる。
まとめ
秘書スキルで応用できる範囲はビジネスシーンでは、かなり広範囲で有効であり
秘書力を身につければ相手と尊敬・感謝という固い絆は生まれるのではないでしょうか？
▼「秘書力」を身につける
